Elektronický podpis a doba “covidová”

#_img

Jelikož pandemie COVID-19 nutí lidi zůstat doma, pracovat na homeofficu a udržovat fyzické distancování, digitální transformace již není pouhou možností. V posledních několika měsících jsme byli svědky toho, jak se většina společností odklonila od tradičních osobních schůzek k virtuálním schůzkám, kde pracovala prostřednictvím online spolupráce a pořádala semináře a fóra prostřednictvím digitálních prostředků. 

Výjimkou není ani podepsání právních, obchodních a transakčních dokumentů včetně HR. Zatímco shromažďování všech příslušných stran ve stejné místnosti pro podpis je nyní těžko proveditelné, je rovněž považováno za nemoderní a nepraktické spoléhat se na pomalou poštu či drahé messengery. Jedním ze způsobů, jak tento problém překonat je změna a nahrazení konvenční používání podpisu mokrého inkoustu technologií, která je stejně právně závazná jako tradiční podpisový mechanismus, a přitom stále zajišťuje, že právní dokumenty jsou prováděny řádně a včas. 

To je místo, kde elektronický podpis představuje vítané řešení problémů spojených s prací z domova, která rozhodně zůstane součástí našeho nového normálního života. 

Přestože předpisy upravující implementaci elektronického podpisu platí již několik let, až do začátku pandemie není používání elektronického podpisu v našem každodenním podnikání stále běžné. Nyní, s drastickým přechodem do vzdáleného pracovního prostředí, poskytuje používání elektronických podpisů způsob, jak zvýšit efektivitu a zjednodušit práci.

Co je to ale elektronický podpis a jak legitimní je?

Máme přijmout používání elektronického podpisu v každém právním dokumentu a obchodní transakci? 

Elektronický podpis  je v  informatice  označení specifických dat, které v počítači nahrazují klasický papírový podpis, případně ověřený podpis. Je připojen k datové zprávě nebo je s ní logicky spojen, takže umožňuje ověření totožnosti podepsané osoby ve vztahu k datové zprávě.

1.července 2016 vstoupilo v platnost nařízení o eIDAS, jehož cílem je umožnit vzájemné uznávání a přijímání systémů elektronické identifikace v rámci EU.

Nařízení eIDAS umožňuje bezpečně a pohodlně provádět transakce bez užití tradičních papírových metod, jako jsou pošta nebo fax.

Nařízení vytvořilo standardy pro elektronické podpisy, kvalifikované digitální certifikáty, elektronické pečeti, časová razítka a další způsoby ověření autentizačních mechanismů. Ty umožňují, aby elektronická transakce měla stejné právní postavení jako transakce prováděná na papíře. Respektive ještě lepší.

Byli jsme svědky toho, že pandemie sloužila jako budíček pro vládu a společnosti, aby přijaly digitální transformaci při provádění svých činností. Přineslo to drastický posun v našem způsobu podnikání a vidíme, že se tyto změny stávají „novým normálem“. Ve světě vidíme, jak různá obchodní sdružení požadují, aby regulační agentury přijaly elektronický podpis, a v reakci na to byly zahájeny další iniciativy několika vládních institucí, jejichž cílem je přijmout používání elektronického podpisu k minimalizaci narušení průběhu podnikání během pandemie.

Jsme rádi, že v JOB#1 se podílíme na této transformaci. Postupně se učíme a také naše klienty, jak elektronicky podepisovat. Jaké dokumenty lze podepsat bez omezení, které vyžadují nějaká specifika nebo dokonce legislativní změnu.