Bezpapírová kancelář a snížení nákladů

#_img

Co je elektronický podpis?

Elektronický podpis  je v  informatice  označení specifických dat, které v počítači nahrazují klasický vlastnoruční podpis, respektive ověřený podpis. Je připojen k datové zprávě nebo je s ní logicky spojen, takže umožňuje ověření totožnosti podepsané osoby ve vztahu k datové zprávě.

Elektronický podpis je prostředek k tomu, jak v anonymním světě internetu ověřit totožnost odesílatele. Definice zni složitě, ale v praxi je to jednoduché: to co jste vždy podepisovali na papíře (smlouvy, předávací protokoly, dodatky, výkazy atd) tak nyní lze podepisovat na počítači, tabletu, telefonu a to prstem nebo myší. Zjednodušeně řečeno – papíru odzvonilo a podepisuje se na dotykovém displeji či myší.

Elektronický podpis a EU

1.července 2016 vstoupilo v platnost nařízení o eIDAS, jehož cílem je umožnit vzájemné uznávání a přijímání systémů elektronické identifikace v rámci EU.

Nařízení eIDAS umožňuje bezpečně a pohodlně provádět transakce bez užití tradičních papírových metod, jako jsou pošta nebo fax.

Nařízení vytvořilo standardy pro elektronické podpisykvalifikované digitální certifikátyelektronické pečetičasová razítka a další způsoby ověření autentizačních mechanismů. Ty umožňují, aby elektronická transakce měla stejné právní postavení jako transakce prováděná na papíře. Respektive ještě lepší.

Plusy a mínusy elektronického podpisu:

 Plusy:

  • Elektronické podpisy se snadno používají.
  • Šetří váš čas na tisk, čekání na podepisujícího, skan a archivaci.
  • Snižuje náklady na tisk, poštovné a skenování
  • Můžete podepisovat vzdáleně. Stačí jen telefon či počítač online
  • Lze bezpečně podepsat stovky i tisíce dokumentů najednou
  • Lze podepisovat více dokumentů najednou
  • Snižuje chybovost při přepisování údajů
  • Vždy víte v jakém stavu váš dokument je (u koho čeká na podpis)
  • Lze integrovat s vašimi stávajícími aplikacemi, Cloudy i DMS (CRM, HRIS, ERP, Onedrive, Googledisk )
  • Automatizovaně dokument archivuje. Tj. vždy jej najdete
  • Podpisy jsou právně závazné.
  • Můžete ověřit podepisujícího dvou faktorově (2FA), tj. Email + SMS
  • Je “paper-free” a “boring-free”

 

 Minusy:

  • Je potřeba vybrat správnou platformu splňující eIDAS standardy na zabezpečení dokumentu a šifrování.
  • Obavy některých lidí věřících pouze papíru (ale nebojte dokument si můžete vytisknout 😊)
  • K podpisu musíte mít email
  • Některé specifické dokumenty se musí podepisovat, resp. Doručovat do vlastních rukou. Zde lze podepisovat elektronicky, ale jen na jednou zařízení (tj. u jednoho stolu na stejném počítači či telefonu)
  • Elektronickým podpisem nenahradíte podpis u notáře, ale jen takzvaný prostý podpis. Tedy jen 99% všech dokumentů a nikoliv 100%

Mýtus č. 1 – Elektronické podpisy nejsou právně závazné

Díky nařízení Evropské unie 910/2014, které je známo pod zkratkou eIDAS, je takové tvrzení neplatné. Tato certifikace specifikuje právní závaznost elektronické identifikace a podpisů na celém území Evropské unie. Všechny běžné smluvní dokumenty podepsané pomocí sw aplikace jsou tak na území EU zcela legitimní a závazné. Navíc byl v podobných případech už zaznamenán rovněž velký počet soudních precedensů, které potvrdily závaznost a platnost elektronicky uzavřených dokumentů.

 Mýtus č. 2 – O elektronickém podpisu dokumentů nejen v HR – Dokumenty v elektronické podobě nemohou být 100% zabezpečeny

To je samozřejmě nesmysl. Díky důmyslnému šifrování a použití kryptografie jsou digitální dokumenty mnohem lépe zabezpečeny než ty papírové. Servery jsou několikrát denně zálohovány a chráněny proti útokům, disky a soubory jsou šifrovány, dokumenty zase bezpečně uloženy na několika místech. Oproti klasickým papírovým smlouvám, které máte volně uloženy někde v šanonu v kanceláři, je úroveň bezpečnosti nesrovnatelně vyšší. A to nemluvíme o tom, že vám do kanceláře v nestřežené chvíli může kdykoliv nahlédnout nějaký nezvaný host. A ruku na srdce – kdo z nás si zamyká smlouvy někde do trezoru?

Kde se tedy elektronický podpis uplatňuje?

 Opravdu skoro všude kde se nevyžaduje notářsky ověřený podpis nebo stát nevyžaduje datovou schránku. Zde několik příkladů, kde jej využívají klienti aplikace, kterou nabízí JOB#1:

PRODEJ

  • Objednávka, smlouva rámcová, kupní, nájemní, rezervační, o dílo, o spolupráci
  • Ceník, obchodní podmínky – VOP, dohoda o mlčenlivosti – NDA
  • Zpracování osobních údajů – GDPR, Prohlášení o původu peněžních prostředků – AML, Čestné prohlášení, plná moc, etický kodex

NÁKUP, VÝROBA, SERVIS

  • Výkaz práce, předávací protokol, servisní protokol, protokol o předání vozu, prohlídce bytu, kontrole, dodací list, nákupní objednávka, dobropis, příkazní smlouva

HR

  • Hromadné rozesílání “růžového” daňové prohlášení, elektronický list důchového pojištění – ELDP, dohoda užívání služebního vozidla, převzetí pracovních pomůcek, seznámení zaměstnance s předpisy, prezenční listiny na školeních, dohoda o hmotné odpovědnosti, srážky ze mzdy, oznámení o překážkách na straně zaměstnavatele a náhradě mzdy
  • Pozn: pracovní smlouva – PP, dohoda o provedení práce – DPP, mzdový výměr, oznámení o ukončení PP, zápočtový list apod. jsou zatím upraveny Zákoníkem práce a lze je podepsat na jednom zařízení.

A kolik to vlastně stojí?

 Podpis jednoho dokumentu stojí od 15 do 40 korun v závislosti na množství, které v daném měsíci podepíšete. Porovnejte si s cenou papíru, náklady na tisk a případně skenování či poštovné. A čas jsou také peníze, že? Zkuste si tedy představit kolik času vám zabere vyřešit 10 či 100 dokumentů s podpisem či dokonce skenem a vynásobte vaší mzdou. Jsme si jisti, že ušetříte!

Jak začít?

Chcete-li použít elektronický podpis, musíte se nejprve zaregistrovat pomocí naší aplikace. S tím vám poradíme v Job#1 . Jakmile máte účet, proces je jednoduchý. Musíte pouze nahrát dokument a podepsat.  Potom můžete jednoduše zadat jména a e-mailové adresy podepisujících osob a služba jim dokument odešle k podpisu. Složitost zřízení služby je na úrovni založení emailu a používání jako posílat email s přílohou. Není se čeho bát. Začít můžete během několika minut.

Budete-li chtít nahrát svoje logo, napsat vlastní průvodní texty či propojit s vaším SW bude to trvat trochu déle. Buďte si však jisti, že vás v tom nenecháme a každý krok jsme již mnohokrát dělali s jinými firmami a dokážeme vás provést každou situací.