Jak podepsat “cokoliv” v dnešní “homeoffice” a “karanténa” situaci?

#_img

Celosvětová pandemie přesunula velkou část uzavírání smluvobjednávek, předávacích protokolů, rozhodnutírespektive podepisování jakýchkoliv dokumentů do elektronické podoby. Elektronické podpisy s pomocí online softvérového řešení umožnily uzavírat jakékoliv dokumenty prostřednictvím chytrých telefonů, tabletů i stolních počítačů prakticky odkudkoli.  

Digitalizace zjednodušila také archivaci dokumentů a nabídla nové možnosti práce s daty. S těmito moderními nástroji a postupy se pojí řada otázek, které si možná kladete i vy: Jak uzavírat smlouvy jednodušeji, rychleji a na dálku? Je smlouva podepsaná online vůbec platná? 

Na trhu zatím nenajdete spoustu komerčních aplikací, které vám umožní dokumenty vytvořit, podepsat a archivovat tak, aby byli cerfitikované eIDASem a v češtině s českou podporou a zároveň intuitivně ovladatelné. 

Výhod komerčních aplikací je celá řada. Za prvé, umožňují elektronicky podepsat dokument velmi jednoduše a rychle, a to kdekoli na telefonu, tabletu či PC. Konečně můžete zapomenout na shánění šéfa s důležitým podpisem! Stačí jen aby měl u sebe telefon. A to snad má vždy! 

Další výhodou oproti papíru či scanu v e-mailu je, že aplikace shromažďují tzv. metadata. Podpis tak může být dokonce průkaznější než na papíře. Kdo z vás dokáže ověřit identitu podepisujícího když vám přijde naskenovaný dokument emailem, že? Aplikace umí ověřit identitu tzv. 2FA. To znamená, že lze podepsat přímo z emailu na který jste poslali a pokud chcete tak i můžete ověřit přes kód zaslaný na telefon podepisujího (tak jak znáte z internetového bankovnictví). 

Zásadní výhodou oproti podpisům s certifikátem je především to, že druhá strana, o jejíž podpis vám jde, nepotřebuje žádné speciální nástroje. Aplikaci máte zaplacenou jen vy a druhou stranu stačí k podpisu přizvat 

 U komerčních aplikací je třeba pamatovat na to, že ne všechny poskytují vyšší stupeň zabezpečení než jednoduchý podpis. Pojmy „kvalifikovaný podpis“ nebo „certifikát“ nemusí být vždy použity správně. Obecně platí, že aplikace samy o sobě certifikát neposkytují, některé z nich však umožňují propojení s certifikátem získaným u příslušné instituce. 

Uzavírání smluv můžete urychlit a zjednodušit i jinak než jen elektronizací jejich tvorby a podpisu. 

1) Udělejte si ve firmě jasno v tom, jak budete se smlouvami a jinými dokumenty nakládat, a to jak s těmi, které vytváříte sami, tak s těmi, které vám přijdou zvenčí. 

2) Nastavte si, kdo jaké dokumenty schvaluje a kdo může jaké smlouvy podepisovat. Toto doporučení se týká zejména větších společností, v nichž kromě statutárních orgánů mohou působit obchodní a jiní ředitelé, prokuristé či vedoucí zaměstnanci. Proces uzavírání smluv se obvykle urychlí a zjednoduší, když je k podpisu za společnost oprávněno více vzájemně zastupitelných osob a současně je jasně určeno, kdo může jaké smlouvy uzavírat (třeba hodnotou plnění nebo jejich druhem). 

Urychlit práci se smlouvami lze i jejich lepší přípravou a standardizací: 

1) Pokud nějakou smlouvu uzavíráte opakovaně, vyplatí se zainvestovat do vytvoření kvalitního vzoru, který bude srozumitelný pro vás i vaše partnery a zároveň dostatečně variabilní. Takový vzor můžete používat opakovaně a jen si ho tu a tam nechat prověřit a upravit, např. při novelizaci zákona. 

2) Uzavírání smluv můžete zefektivnit a zpřehlednit i správným nastavením celého procesu. Nabízí se používat obchodní podmínky, které mohou přinést zásadní zrychlení u opakovaných obchodů. S kvalitními obchodními podmínkami neřešíte smluvní podmínky, ale pouze objednávky a jejich změny. S dlouhodobým partnerem může být vhodné uzavřít rámcovou smlouvu, která upraví obecné podmínky vaší spolupráce 

Implementace JOB#1 řešení pro elektronické podepisování vám pomůže se všemi výše popsanýmbody a to nejen s dokumenty podepisovanými na základě občanského zákoníku, ale také na základě zákoníku práce a souvisejících právních legislativ běžně používané v HR praxi. 

 

Tento blog byl inspirován prezentací právní kanceláře KROUPAHELÁN www.kroupahelan.cz